Bestellungen bearbeiten

Der Bestellbearbeitungsprozess ist der zentrale Bereich, in dem eingehende Bestellungen bearbeitet werden.

Der Bereich kann wie folgt aufgerufen werden:

• Im Menü auf den Punkt „WooCommere“ – „Bestellungen“ klicken.
  • Hier werden alle Bestellungen sortiert nach Eingangszeitraum angezeigt.
  • Es handelt sich NICHT um eine Live-Ansicht, d.h. neu eingehende Bestellungen werden nicht automatisch angezeigt. Um zur Live-Übersicht zu gelangen kann auf den Button „Enable Live View“ geklickt werden.
  • Die Felder „Status“ und „Service“ sind hierbei die wichtigsten Felder, neben Datum/Uhrzeit und der Gesamtsumme. Außerdem wird die Bestellnummer zusammen mit dem Namen des Bestellers/der Bestellerin angezeigt.

• Ein Klick auf das „Auge“ Symbol öffnet ein Popup zur schnellen Ansicht der Bestelldetails, sodass die Gesamtübersicht nicht verlassen werden muss.
  • Wichtig: Falls das Popup nicht erscheint, bitte überprüfen ob ein Werbeblocker wie z.B. Ad-Block im Browser aktiviert ist und im Zweifel die Website des Shops als Ausnahme hinzufügen (und dann einmal die Seite neu laden).

• Bei Klick auf eine Bestellnummer öffnet sich die Bestelldetail-Ansicht, in welcher die Bestellung bearbeitet wird:

• 1) Hier sind Bestellnummer, Bezahlmethode und IP-Adresse des Bestellers sichtbar
• 2) Hier sind Adress- & Kontaktdaten des Bestellers sichtbar. Es kann auch eingesehen werden, ob es sich um eine Lieferung oder Abholung handelt.
• 3) Hier ist der aktuelle Status der Bestellung sichtbar und kann verändert werden (je nach Prozessschritt, siehe unten). Das ist im *Bearbeitungsprozess der wichtigste Bereich, da hier der Status der Bestellungen gesetzt werden muss.
• 4) Hier sind die Details der Bestellung sichtbar, die zur Bearbeitung benötigt werden. Es handelt sich um Produkte, Anzahl und ggf. weitere Anmerkungen des Kunden. Außerdem erfolgt ebenfalls noch einmal eine Aufschlüsselung des Bestellwerts, inkl. Steuern.
• 5) Bei Bearbeitung einer Bestellung (z.B. ändern des Status) muss diese Aktion durch Klick auf den Button „Aktualisieren“ bestätigt werden. Dadurch werden ggf. weitere Aktionen, wie z.B. das Versenden einer Mail an den Kunden ausgelöst.
• 6) Hier werden weitere Details zum Kunden angezeigt, beispielsweise ob es sich um eine Mobil oder Desktopbestellung handelt oder ob bereits eine Kundenhistorie existiert (z.B. wenn ein Kunde mit der selben Mailadresse/Anschrift bereits öfters bestellt hat). Dies kann z.B. hilfreich sein, um Stammkunden zu identifizieren.
• 7) Hier können ggf. Anmerkungen an den Kunden eingetragen werden, z.B. wenn es doch einmal noch länger dauern sollte mit der Bearbeitung. Der Kunde erhält dann eine entsprechende E-Mail mit dem Text. Es handelt sich hierbei NICHT um einen interaktiven Chat, d.h. mögliche Antworten des Kunden gehen nicht hier ein.

*Bearbeitungsstatus Erläuterung:

In Wartestellung: Das bedeutet, dass die Bestellung durch den Kunden eingegangen ist, und bearbeitet werden kann.

In Bearbeitung: Sobald die Bestellung bearbeitet wird, z.B. sobald die Zubereitung startet, muss der Status auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden. Dadurch ist jeder Zeit gewährleistet, dass eine aussagekräftige Übersicht aller Bestellungen bereit steht.

Abgeschlossen: Nachdem die Zubereitung abgeschlossen wurde, muss der Status auf „Abgeschlossen“ geändert werden (Klick auf Aktualisieren danach nicht vergessen!). Der Kunde erhält dann vom System eine weitere E-Mail mit der Benachrichtigung, dass sich die Bestellung zeitnah in Auslieferung befindet bzw. abgeholt werden kann.

Storniert / Rückerstattet:

• Dieser Status muss gesetzt werden, sofern eine Bestellung storniert werden soll. Eine Bestellung die Bar bezahlt werden sollte, muss nicht weiter bearbeitet werden.
• Bei Bestellungen die mit PayPal bezahlt wurden ist es wichtig den Status auf Storniert zu setzen, damit eine automatische Rückerstattung über PayPal angestoßen werden kann. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich bei solchen Bestellungen, diese kurz im PayPal Backend zu überprüfen und notfalls von dort zu erstatten. Nachdem PayPal Bestellungen erstattet worden sind, ändert sich der Status automatisch in „Rückerstattet“. Weitere Infos zu dem Status finden sich im entsprechenden Beitrag.

Weitere Erklärungen:

Versandstatus: Dieser kann ignoriert werden, auch wenn er bei Bestellungen zur Lieferung angezeigt wird, da kein Versand von Waren erfolgt.

Bezahlstatus: Barzahlung oder PayPal

Service: Abholung oder (kostenpflichtige) Lieferung

Kundendaten: Vollständige Kontakt- & Adressdaten sowie ggf. Anmerkungen zur Lieferung

Bestelldetails: Bestellte Produkte, Anzahl und Besonderheiten bei Zubereitung

Bei Bedarf kann eine Rechnung als PDF erzeugt und an den Kunden verschickt werden. Wahlweise kann auch immer eine Rechnungs-PDF an die Bestellbestätigungsmail an den Kunden angehangen werden (kostet aber Speicherplatz und Rechner-Ressourcen).